Stephanie Albrecht - EventMind UG Veranstaltungssicherheit: Wann benötige ich Fachleute?
Bei der Planung und Organisation einer Veranstaltung müssen neben vielen verschiedenen Interessen auch diverse gesetzliche Vorgaben und Verordnungen berücksichtigt werden. Wir möchten einen tieferen Einblick in das Thema Veranstaltungssicherheit geben und beleuchten, in welchem rechtlichen Rahmen sich Veranstaltende oder Betreibende bewegen, was das bedeutet und in welchen Situationen man sich nicht scheuen sollte, externe Fachleute zu konsultieren.
Sobald Menschen organisiert zusammenkommen, entsteht automatisch Verantwortung. Ob Firmenfeier, Konzert, Sportevent oder Stadtfest – jede Veranstaltung bringt individuelle Risiken mit sich. Oft sind es nicht nur offensichtliche Gefahren wie Bühnenaufbauten oder Pyrotechnik, sondern auch Themen wie Besuchermengen, Flucht- und Rettungswege, Brandschutz oder Wetterlagen.
Veranstaltungssicherheit ist daher kein Zusatz, sondern ein integraler Teil der Veranstaltungsplanung. Sie trägt dazu bei, Risiken frühzeitig zu erkennen, Schäden zu vermeiden und den reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Rechtlicher Rahmen: Wer trägt die Verantwortung?
Die grundlegende Verantwortung liegt meist bei zwei Rollen: Dem veranstaltenden Unternehmen und dem Betreibenden einer Veranstaltungsstätte bzw. Infrastruktur. Wer rechtlich als „Veranstalter“ gilt, schafft mit seiner Veranstaltung eine Situation und somit auch Gefährdungen, die ansonsten nicht bestehen würden. Diese Partei ist also grundsätzlich für die notwendigen Maßnahmen zur Gefahrenabwehr verantwortlich. Betreibende stellen die Infrastruktur bereit und müssen sicherstellen, dass die baulichen und technischen Voraussetzungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Abhängig von der Art der Veranstaltung oder den Gegebenheiten am Veranstaltungsort kann es hier auch zu Überschneidungen kommen- hieraus auch noch einzugehen wäre allerdings zu Komplex für diesen Beitrag. Wir sind in diesem Beitrag hierauf etwas näher eingegangen: Veranstaltungsleitung und weitere Rollen
Zu beachten ist je nach Location- und Veranstaltungsart unter Anderem Folgendes:
- Versammlungsstättenverordnungen (VStättVO) der Länder
- Baurecht und Brandschutzauflagen
- Für die eigenen Beschäftigten auch Arbeitsschutzvorschriften (Gesetzlich oder der DGUV)
- Stand der Technik, gegebenenfalls DIN-Normen etc.
Diese Vielzahl an Anforderungen macht es oft schwierig, den Überblick zu behalten – besonders, wenn man nicht täglich mit solchen Regelwerken arbeitet.
Ab wann wird es komplex?
Grundsätzlich gilt: Nicht die Größe allein bestimmt den Bedarf an Expertise, sondern die Art der Veranstaltung.
Typische Faktoren, die die Komplexität erhöhen:
- Höhere Besucherzahlen
- Temporäre/Fliegende Bauten (z. B. Tribünen, Bühnen, Zelte)
- Gefahrstoff- oder Pyrotechnik-Einsätze
- Veranstaltungen im öffentlichen Raum
- Unübersichtliche Zu- und Abwegssituationen
- Wetterabhängigkeit (Open-Air)
- Miteinander verschiedener Gewerke (Catering, Technik, externe Dienstleister)
Spätestens wenn mehrere dieser Punkte zusammenkommen, ist dringend angeraten, Fachleute einzubeziehen.
Wann ist externe Expertise unbedingt erforderlich?
Veranstaltende stehen bei der Planung oft vor der Frage, welche Elmente sie selbst bearbeiten können und an welcher Stelle Fachleute einbezogen werden sollten. Nachfolgend haben wir konkrete Punkte aufgeführt, aber essenziell ist natürlich die Frage: Welche Erfahrungen hat das verantwortliche Team? Sind ähnliche Events bereits geplant worden, sind Abläufe und gegebenenfalls Ansprechpersonen bereits bekannt? Sind die geltenden Vorschriften in diesem konkreten Fall überhaupt bekannt?
Je unsicherer sich Veranstaltende in der Beantwortung dieser Fragen sind, desto eher sollte externe Expertise angefragt werden.
1. Erstellung von Konzepten
Ein Sicherheitskonzept, bzw. seine verschiedenen ergänzenden (Unter-)konzepte, ist das zentrale Instrument für die zielgerichtete Planung der Sicherheit der Besuchenden. Darin werden alle wichtigen Maßnahmen und Vorkehrungen dokumentiert, um Risiken zu minimieren und einen sicheren Ablauf zu gewährleisten. Dazu gehört auch die Organisation der An- und Abreise der Besuchenden, Sicherheits- und Zufahrtsschutzmaßnahmen sowie Notfallpläne.
Muss ein Sicherheitskonzept behördlich abgestimmt werden?
Diese Abstimmungspflicht (auch „Herstellung des Einvernehmens“ genannt) greift bei Veranstaltungen oberhalb bestimmter Schwellen. Nach § 43 VStättVO muss beispielsweise für Veranstaltungen mit mehr als 5.000 Besucherplätzen das Sicherheitskonzept im Einvernehmen mit den zuständigen Sicherheitsbehörden (Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst) erstellt werden. Bei Veranstaltungen darunter kann ein Konzept zwar ebenfalls erforderlich sein (abhängig von Art und Risikoprofil der Veranstaltung), es genügt dann aber, dass der Betreiber bzw. Veranstalter es eigenverantwortlich erstellt.
2. Abstimmung mit Behörden, insbesondere bei speziellen Aufbauten und Technik
Die Zusammenarbeit mit Ämtern, Feuerwehr, Polizei oder Rettungsdiensten kann komplex sein. Expert:innen wissen, welche Unterlagen benötigt werden und wie der Abstimmungsprozess abläuft. Das garantiert eine effiziente Kommunikation und reduziert Missverständnisse.
Für Szenenflächen (Bühnen), Licht- und Tontechnik oder temporäre Bauten werden oft spezielle Prüfungen und Dokumentationen benötigt. Eine befähigte Person oder Fachkraft kann einschätzen, ob alles den geltenden Normen entspricht.
3. Bei Veranstaltungen mit erhöhtem Gefährdungspotential
Wie bereits beschrieben hängt es elementar von der Art der Veranstaltung ab, welches Gefährdungspotenzial besteht und welche Anforderungen hier zu beachten sind. Je mehr Anforderungen zu berücksichtigen sind, desto komplexer wird es und desto eher ist eine Unterstützung für ein professionelles Sicherheitsmanagement ratsam. Ein erhöhtes Gefährdungspotenzial ist üblicherweise festzustellen bei…
- Sportevents
- Musikveranstaltungen mit hoher Publikumsdichte
- Politische Veranstaltungen
- Festivals oder Großveranstaltungen
Welche Vorteile bringt die Zusammenarbeit mit Fachleuten?
Eine vorausschauende Zusammenarbeit mit Fachleuten bringt den Verantwortlichen einige Vorteile. Neben Rechtssicherheit und effizienten Kommunikations- und Konzeptionsprozessen führt dies auch zu mehr Gelassenheit während der Veranstaltung und einer guten Außenwirkung.
Jede Veranstaltung ist einzigartig. Doch unabhängig von ihrer Größe gilt: Sicherheit beginnt immer in der Planungsphase. Externe Fachleute unterstützen nicht nur bei gesetzlichen Anforderungen, sondern tragen wesentlich dazu bei, dass alle Beteiligten sicher agieren können- von den Besuchenden bis zum Team- weil die Risiken identifiziert und bestmöglich abgesichert worden sind.
Es ist daher kein Zeichen von Unsicherheit, Hilfe zu suchen, sondern ein professioneller Schritt hin zu erfolgreichen, verantwortungsvoll gestalteten Veranstaltungen.
Gerne bieten wir hier auch unsere Unterstützung an. Nehmen Sie gerne Kontakt auf: Team und Kontakt
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