Veranstaltungsleitung und weitere Rollen

Der Begriff „Veranstaltungsleitung“ wird oft vielfältig eingesetzt und steht oft stellvertretend für alle möglichen Positionen im komplexen Gefüge einer Veranstaltung. Dabei gibt es rein rechtlich eine Definition, welche die Position der „Veranstaltungsleitung“ benennt, nämlich der § 38 der (Muster-)Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO).

Um das zu entwirren, schaffen wir erst einmal grundsätzlich Klarheit für die Begriffe Veranstalter, Betreiber und Veranstaltungsleitung.

Veranstalter oder Betreiber – Wo ist der Unterschied?

Veranstalter ist, wer öffentlich zu Veranstaltungen aufruft (bspw. Werbung macht), die notwendige Organisation übernimmt (Räumlichkeiten anmietet, Genehmigungen beantragt), das wirtschaftliche Risiko trägt und/ oder wer öffentlich als Veranstalter auftritt.

In Haftungsfragen wird oft festgestellt, dass es mehr als „den Veranstalter“ gibt. So werden zusätzlich Personen oder Unternehmen herangezogen, die eine oder mehrere der oben genannten Aufgaben übernommen haben.

Und dann ist da noch der Betreiber einer Versammlungsstätte. Betreiber ist, wer (juristisch gesprochen) die Verfügungsgewalt über ein Gebäude ausübt und/ oder bestimmenden Einfluss auf den Zustand des Gebäudes nehmen kann.

Wo kommt nun die Veranstaltungsleitung ins Spiel?

Die Veranstaltungsleitung wird in der Versammlungsstättenverordnung nur ein einziges Mal erwähnt – und zwar in § 38. Auch ansonsten findet sich keine Stelle in anderen Gesetzestexten, die von einer Veranstaltungsleitung sprechen oder diese genauer definieren.

§ 38 MVStättVO beschreibt die Pflichten der Betreiber, Veranstalter und Beauftragten:

(1) Der Betreiber ist für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich.

(2) Während des Betriebes von Versammlungsstätten muss der Betreiber oder ein von ihm beauftragter Veranstaltungsleiter ständig anwesend sein.

(3) Der Betreiber muss die Zusammenarbeit von Ordnungsdienst, Brandsicherheitswache und Sanitätswache mit der Polizei, der Feuerwehr und dem Rettungsdienst gewährleisten.

(4) Der Betreiber ist zur Einstellung des Betriebes verpflichtet, wenn für die Sicherheit der Versammlungsstätte notwendige Anlagen, Einrichtungen oder Vorrichtungen nicht betriebsfähig sind oder wenn Betriebsvorschriften nicht eingehalten werden können.

(5) Der Betreiber kann die Verpflichtungen nach den Absätzen 1 bis 4 durch schriftliche Vereinbarung auf den Veranstalter übertragen, wenn dieser oder dessen beauftragter Veranstaltungsleiter mit der Versammlungsstätte und deren Einrichtungen vertraut ist. Die Verantwortung des Betreibers bleibt unberührt.

Das heißt konkret?

Der Begriff des Betreibers existiert nur für Gebäude. Bei Veranstaltungen im Freien gibt es oft keinen Betreiber. Hier wirkt nur der Veranstalter.

Den offiziellen Begriff der Veranstaltungsleitung gibt es also grundsätzlich nur für die obige Definition in Vertretung oder als verlängerter Arm des Betreibers einer Versammlungsstätte.

Zusammengefasst hat die Veranstaltungsleitung folgende Aufgaben:

• Sie übt das Hausrecht aus und ist für die Sicherheit der Besuchenden und die Einhaltung der zu beachtenden Vorschriften Verantwortlich (§ 38, Absatz 1).
• Sie ist während des Betriebs der Versammlungsstätte anwesend (§ 38, Absatz 2).
• Die Veranstaltungsleitung ist Ansprechperson für externe Stellen wie Polizei oder Feuerwehr (§ 38, Absatz 3).
• Sie entscheidet über den Abbruch einer Veranstaltung (§ 38, Absatz 4).

Damit die Veranstaltungsleitung ihre Aufgaben wahrnehmen kann, muss sie also mit den Gegebenheiten vor Ort und den nötigen technischen Einrichtungen vertraut sein.

Natürlich ist vermessen zu erwarten, dass eine einzelne Person sich zu 100% mit allen technischen Anlagen und allen verschiedenen Arbeitsbereichen (möglicherweise von verschiedenen Gewerken) auskennt. Nichtsdestotrotz wird die verantwortliche Person für Veranstaltungstechnik oft auch gleichzeitig zur Veranstaltungsleitung bestellt. Diese Bestellung sollte unbedingt schriftlich erfolgen. Auch für andere Fachbereiche können Betreiberpflichten bei Bedarf delegiert werden.

Hierbei muss jedoch sichergestellt werden, dass die Aufgabenverteilung lückenlos und widerspruchsfrei erfolgt. Auch müssen die Personen, die Pflichten übernehmen, hierfür persönlich und fachlich geeignet sein. Dass dies der Fall ist, muss entsprechend kontrolliert werden.

Je komplexer eine Veranstaltung ist, desto mehr Erfahrung sollte also auch eine zur Veranstaltungsleitung bestellte Person haben.

Veranstaltungsleitung vs. Leitung der Veranstaltung

Kommen wir zurück auf die eingangs erwähnten sprachlichen Ungenauigkeiten. Wahrscheinlich ist es im Text schon deutlich geworden: Nicht jede Person, die man beiläufig als Veranstaltungsleitung bezeichnet, ist dies auch im sinne der MVStättVO. Auf Veranstaltungen im öffentlichen Raum gibt es sie theoretisch nicht einmal.

Trotzdem wird oft die Projektleitung oder eine andere Vertretung des Veranstalters als Veranstaltungsleitung bezeichnet. Hier handelt es sich zum Beispiel eher um die programmatische „Leitung der Veranstaltung“, umgangssprachlich ist aber auch diese Person „Veranstaltungsleitung“ – eben nur nicht im ursprünglichen Sinne, mit den Rechten und Pflichten, die ihr durch die MVStättVO zugeschrieben werden.

Da die Zuständigkeiten bei der Leitung der Veranstaltung somit variieren können, sollten hier im Vorfeld dieser Rechte, Pflichten und Zuständigkeiten geklärt werden, bevor es später zu Missverständnissen kommt.