Gelungenes Einlassmanagement – Teil 2: Versammlungsstätten

Für einen guten Start in Ihre Veranstaltung ist ein optimiertes Einlassmanagement unerlässlich. Sicher wollen Sie nicht, dass Ihre Besucherinnen und Besucher schon zu Beginn durch eine schlecht organisierte Einlass-Situation genervt sind… Abhängig von der Anzahl der Besuchenden und den Gegebenheiten vor Ort müssen meist individuelle Lösungen gefunden werden.

Im ersten Beitrag zum Thema Einlassmanagement haben wir uns hierfür mit Grundsätzlichen Informationen und dem Thema Outdoor-Events beschäftigt. In diesem Beitrag sprechen wir über die Unterschiede zu Veranstaltungen in Gebäuden, die als Versammlungsstätten zugelassen sind.

Ein offensichtlicher Unterschied ist der zur Verfügung stehende Platz. Veranstaltungen im Freien profitieren in der Regel davon, dass die Infrastruktur für das Event komplett neu geschaffen wird. So aufwändig dies auch sein kann: Es bietet auch die Möglichkeit, ausreichend Fläche für das Einlassmanagement und zusätzliche Aufstell- oder Pufferfläche einzuplanen.

In bereits etablierten Veranstaltungsstätten ist dies nicht möglich. Hier muss man darauf vertrauen, dass die Gegebenheiten vor Ort für die erwartete Anzahl an Besuchenden angemessen sind oder versuchen, Ausweichflächen für ein Warteschlangen-Management zu schaffen.

Egal ob ein Kongress mit 100 Teilnehmenden oder ein Großkonzert mit tausenden Besuchenden: Vom Start in das Event hängt oft der weitere Verlauf ab. Sind alle Besuchenden rechtzeitig vor Ort und auf ihren Plätzen? Kann die Veranstaltung also pünktlich starten? Oder ergibt sich eine Verzögerung, weil nicht ohne die Hälfte des Publikums, das noch am Einlass wartet, begonnen werden kann?

Das Einlassmanagement

Spätestens während der Corona-Pandemie sind die Anforderungen an ein gelungenes Einlassmanagement noch einmal in den Fokus gerückt. Neben Tickets wurden nun auch beispielsweise Test- oder Impfnachweise kontrolliert. Außerdem sollen Personen mindestens 1,50 Meter Abstand zu allen Seiten halten können. Das bedeutet zum einen, dass für die Einlass-Situation pro Person mehr Zeit eingeplant werden musste. Zum anderen bedeutete es auch, dass mehr Platz berücksichtigt werden musste. Das ist bei bereits bestehenden Versammlungsstätten durchaus eine Herausforderung.

Auf grundsätzliche Möglichkeiten, die Einlass-Situation zu gestalten, sind wir bereits im ersten Teil eingegangen.

Im Vergleich zu öffentlichen Flächen, auf denen Veranstaltungen stattfinden können, gibt es allerdings in Veranstaltungsstätten noch ein paar Besonderheiten. Die meisten Veranstaltungsorte einer Stadt sind etabliert und bekannt. In Arenen, Theatern oder Konzerthäusern finden immer wieder verschiedene Veranstaltungen von unterschiedlichen Veranstaltern statt. Natürlich gibt es große Unterschiede und Hamburg hat wahrscheinlich mehr Aufführungsorte zu bieten als kleinere Städte. Trotzdem bleibt das Angebot an unterschiedlichen Veranstaltungsorten meist überschaubar. Es ist also davon auszugehen, dass ein gewisser Anteil der Besuchenden die Location bereits kennen. Das hilft natürlich, da hier der Bedarf an Hilfestellung und Orientierung geringer ausfällt.

Dabei sollte auch immer berücksichtigt werden, dass es Besuchende geben wird, die erst kurz vor oder kurz nach Beginn der Veranstaltung am Veranstaltungsort eintreffen werden. Der Einlass sollte also auch eine gewisse Zeit nach dem Veranstaltungsbeginn besetzt und voll einsatzfähig sein. Erfahrungsgemäß ist ein Großteil der Besuchenden allerdings ausreichend pünktlich, sodass ein Teil des Einlasspersonals kurz vor Beginn auch dazu eingesetzt werden kann, Personen von der Bar oder anderen Aufenthaltsorten zu ihren Sitzplätzen zu bitten.

Einlass und Nacheinlass

Erschwerend kommt hier gegebenenfalls hinzu, dass in Veranstaltungsstätten meist nummerierte Plätze vergeben werden. Das Gefühl, einen festen Platz zu haben, das Getränk noch austrinken zu wollen oder „sich auszukennen“ führt tatsächlich oft dazu, dass Besuchende in Indoor-Locations häufiger zur Veranstaltungsbeginn oder Pausen-Ende auf ihre Plätze gebeten werden müssen. Dies kann zu Verzögerungen im Ablauf führen. Besonders, wenn es sich beispielsweise um Musical- oder Theaterveranstaltungen handelt, die ein striktes Einlassmanagement haben. In vielen Fällen darf die Veranstaltung nicht beliebig oft gestört werden, um verspätete Personen zu den Plätzen zu bringen. Hier achtet der Veranstalter also besonders darauf, erst zu starten, wenn alle anwesenden Besuchenden auch im Saal sind.

Es ist auch nicht unüblich, dass es nur einen oder zwei definierte Nacheinlass-Momente gibt und ansonsten erst wieder zur Pause die Möglichkeit besteht, die Plätze (erstmalig) einzunehmen. Bei manchen Veranstaltungen ist die Regelung auch deutlich entspannter: Hier dürfen verspätete Besuchende entweder jederzeit oder zumindest in jeder Klatschpause, also wenn es ohnehin lauter und unruhiger im Saal ist, zu den Plätzen.

Egal wie die Handhabung ist, in den Eingangsbereichen und Foyers der Veranstaltungsstätten sollte darauf geachtet werden, dass Besucherinnen und Besucher hier warten und gegebenenfalls die Show über einen Monitor mitverfolgen können. Denn auch wenn auf vielen Tickets steht, dass nach Veranstaltungsbeginn kein Einlass mehr gewährt wird- in der Realität sollte alles dafür getan werden, hier Möglichkeiten zu schaffen. Besuchende unverrichteter Dinge und ohne Aussicht auf Kulanz wegzuschicken, auch wenn das Problem von den Besuchenden selbstverschuldet ist, wird auf beiden Seiten zu erheblichen Anstrengungen führen.

Weitere Einlasskonzepte

Bei Konzerten ist das „Zuspätkommen“ natürlich weniger ein Thema. Hier entsteht allein dadurch ein gewisse Planbarkeit, dass die meisten Besuchenden pünktlich zum Hauptact da sein wollen. Gibt es eine Vorband, herrscht hier zwar auch noch ein gewisses Kommen und Gehen. Aber zum geplanten Konzertbeginn ist erfahrungsgemäß ein Großteil der Besuchenden anwesend.

Abhängig von der Art der Veranstaltung kommen natürlich auch weitere Möglichkeiten in Betracht: Um den Zulauf der Besuchenden kontrollierbarer und vorhersehbarer zu gestalten, können ihnen verschiedene Zeit-Slots zugeteilt werden. Für diese Slots wird immer eine bestimmte Anzahl von Besuchenden festgelegt, die (mit einer kleinen Toleranz) ausschließlich in diesem Slot Zugang erhält. Dies kann eine Lösung dafür sein, wenn in der Veranstaltungsstätte entweder wenig Platz oder wenig Personal zur Verfügung steht. Auch eine Akkreditierung oder Ausgabe von Namensschildern etc. kann so gut vorbereitet und effektiv durchgeführt werden.

Optimale Lenkung der Besuchenden

Da viele Besuchende einer Veranstaltung fremd an diesem Ort und teilweise orientierungslos sind, muss entsprechend agiert werden. Dies kann unter anderem über das Personal dargestellt werden, das über seine Kommunikation einen große Hilfestellung bietet. Oftmals findet allerdings eine Verschiebung des Personals im Laufe des Abends statt. Teilweise können die Mitarbeitenden vom Einlass auf anderen Positionen eingesetzt werden. Das ergibt insbesondere dann Sinn, wenn die Veranstaltung eine Pause hat. Diese ist oft zwischen 20 und 30 Minuten lang… alles, was zuvor während einer deutlich längeren Einlassphase stattgefunden hat (Rauchen, Toilettengänge, Getränkekäufe etc.) findet also nun in einer komprimierteren Zeit statt.

Um diese Vorgänge in einer kürzeren Zeit darzustellen, benötigt man mehr Personal. Ist es also aufgrund der Personalstruktur möglich, kann das Einlasspersonal während des ersten Showteils umverteilt werden. Oftmals gehört das gesamte Personal im Foyerservice zu der gleichen Firma, sodass hier eine gewisse Flexibilität besteht. Das ergibt auch deswegen Sinn, weil die Mitarbeitenden bereits im Haus sind und Spitzenzeiten (wie kurze Pausen) abgefangen werden können, ohne extra anderes Personal reinzuholen.

Ist das Einlasspersonal also nun auf anderen Positionen eingesetzt, fehlen gewisse Wegweiser-Positionen, wie sie den besuchenden am Anfang zur Verfügung standen. Umso wichtiger ist es, dass in der Veranstaltungsstätte auch über klare Schilder und andere visuelle Elemente kommuniziert wird.

Abschließend lässt sich also sagen, dass ein gelungenes Einlassmanagement mehr bedeutet, als nur das „reinlassen von Besuchenden“. Beide Artikel sollten deutlich machen, wie vielschichtig allein der kluge Personaleinsatz und wie wichtig die gelungene Kommunikation mit den Besuchenden sein kann.

Unterschätzen Sie also bei der Planung Ihrer Veranstaltung nicht ausgerechnet den Einlass!

Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer Veranstaltung!

Durch eine erfolgreich abgelegte Sachkundeprüfung im Bewachungsgewerbe nach § 34a Gewerbeordnung ist Dominic Blechert zur Anleitung eines Sicherheitsdienstes bei zugangsgeschützten Großveranstaltungen qualifiziert.

Die EventMind UG (haftungsbeschränkt) ist zudem ein zugelassenes Bewachungsunternehmen.

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